会社の個人情報書類の捨て方｜処分方法の選び方と書類管理を見直すポイント

個人情報が書かれた書類の捨て方は、情報を読めない状態にしてから、家庭・事業所それぞれの分別ルールに従って出すことが基本です。少量ならハサミやシュレッダー、大量なら書類の溶解処理サービスが選択肢になります。

「シュレッダーがない」「名前だけ切り取ればよい？」「何ごみに出すの？」と迷う方に向けて、郵便物や利用明細から会社の機密書類まで、処分方法を解説します。

確認したいのは、封筒やはがきの宛名、配送伝票、クレジットカードの利用明細、給与明細、診療明細などです。名前がなくても、住所や連絡先、勤務先などから個人がわかる場合があるため、書類全体に目を通しましょう。

個人情報書類の捨て方は量と内容で選ぶ

まずは、家庭の書類か会社の書類か、何枚・何箱あるかを整理しましょう。

書類の状況	処分方法の候補	確認すること
家庭の宛名ラベルなど少量	ハサミ等で細かく裁断	氏名・住所等が読める形で残っていないか
家庭で継続的に出る書類	家庭用シュレッダー	細断方式と自治体の分別
引越し・整理で出る大量の書類	個人利用できる溶解処理サービス	対象地域・箱の条件・料金
会社の顧客名簿・帳票など	社内規程に基づく細断・専門業者への委託	保存期間・処理方法・完了記録

個人情報がある書類を処分する3つの方法

1．シュレッダーなしならハサミ等で細かく切る

家庭で出る少量の封筒や宛名ラベルなら、個人情報のある部分をハサミ等で細かく切る方法があります。氏名・住所・電話番号などが一続きで残らないよう、文字の部分も分断しましょう。

封筒の宛名だけでなく、同封された明細や用紙の裏面にも注意が必要です。手で数回破くだけで文章が読める場合は、さらに細かく裁断します。

本人確認書類のコピーや、医療・金融に関する情報などを含む場合は、家庭での手作業に不安があれば、シュレッダーや専門サービスを検討してください。会社の書類は社内規程に従って処理します。

2．シュレッダーで書類全体を細断する

利用明細や通知などが日常的に届く場合は、シュレッダーが便利です。細断後の大きさや形状は製品によって異なるため、処理する情報に合った機種を選びます。

投入できる枚数、ホチキス等への対応、連続使用時間を確認し、取扱説明書に従って使用しましょう。名前のある部分だけを処理すると、別の箇所に情報が残ることもあるため、内容に応じて書類全体を細断します。

3．大量の書類は溶解処理サービスを利用する

段ボール何箱分もの書類がある場合は、専門業者による溶解処理も選択肢です。溶解処理は、紙を水とともに攪拌し、ばらばらの繊維になるまでほぐす方法です。

家庭の書類は個人利用できるサービスを選びます。例えば、日本郵便の個人向け書類溶解サービスがあります。取扱窓口や申し込み方法、受け入れできる紙類は、利用前に公式案内を確認しましょう。

申し込み前には、個人利用の可否、回収・持込・発送の方法、箱のサイズと重量制限、紙以外の混入禁止品を確認します。料金も、箱代・運搬費・処理費のどこまでを含むか比較してください。書類を詰めた箱を通常の荷物として自己判断で送ることは避けましょう。

個人情報書類は何ごみ？分別は自治体ごとに確認

個人情報があるから必ず可燃ごみ、細断したから必ず資源ごみ、とは限りません。家庭の書類は、情報を読めない状態にしたうえで、お住まいの自治体の分別方法に従います。

例えば、横浜市の分別辞典はシュレッダーした紙類を古紙として案内しています。一方、一宮市の案内では、シュレッダーくずのような名刺サイズより小さな紙は可燃ごみです。

紙の素材や大きさでも扱いが変わるため、分別辞典で「シュレッダー」「封筒」「宛名ラベル」などを確認してください。細断くずは指定された袋等に入れ、口を閉じて飛散を防ぎましょう。

捨てる前に確認したい注意点

保存が必要な書類を混ぜない

契約書、税務関係の書類、保証書などは、保存期間や今後の使用予定を確認してから処分します。「古いから不要」と判断せず、家族や社内の担当部署にも確認しましょう。

名前以外の情報と紙以外のものも確認する

住所・連絡先・口座情報・取引内容などにも注意が必要です。名前だけ切り取って安心せず、用紙の表裏と添付書類を確認してください。

溶解処理に出す箱へUSBメモリ、CD・DVD、電池類などを混ぜないことも大切です。ファイルや留め具の扱いは受入先に確認し、処分待ちの書類も人目に触れにくい場所で管理します。

会社の書類は家庭ごみと分けて考える

会社の書類は、自治体の事業系ごみのルールや委託先の条件に従います。在宅勤務で持ち帰った書類も、自己判断で家庭ごみに出さず、会社へ処分方法を確認してください。

個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データが記載された書類について、焼却・溶解・適切なシュレッダー処理などの復元不可能な手段を例示しています。廃棄の記録や、委託先の処理完了を証明書等で確認することも重要とされています。

エコ・ブレインの事例｜新宿区の帳票類の処分相談

エコ・ブレインの公開事例では、新宿区のオフィス事業者様から、保管後に不要になった帳票類の処分をご相談いただきました。機密性の高い書類のため、証明書の発行と、年1回程度の継続依頼を見据えた見積もりを希望されていました。

掲載事例では、専用車両で訪問し、立ち会いで積み込んだ後に処分場へ直行する流れと、溶解証明書の発行を案内しています。具体的な回収条件や発行時期は、ご依頼時に確認します。

出典：株式会社エコ・ブレイン「東京都新宿区｜機密書類の溶解処理のご依頼」
https://www.ecobrain.co.jp/case/shinjuku-confidential-document-dissolution/

個人情報書類の捨て方でよくある質問

塗りつぶしや保護スタンプだけで大丈夫ですか？

文字を隠す方法と情報を抹消する方法は同じではありません。個人情報保護用品には、完全なデータの抹消・隠ぺいをするものではないと明記された製品もあります。重要な情報は塗りつぶしだけに頼らず、細断や溶解処理を検討しましょう。

クリアファイルやバインダーは付けたままでよいですか？

受入条件によって異なります。エコ・ブレインの上記事例では、原則として紙類を段ボール箱等に分別し、クリアファイル・バインダー・金具付きのものは事前相談としています。

処分業者への相談時に何を伝えればよいですか？

家庭・事業所のどちらの書類か、箱数、保管場所、希望時期、証明書の要否を伝えます。費用は回収・搬出・処理の範囲を確認し、機密情報が写った写真を不用意に送らないようにしましょう。

まとめ｜個人情報を読めなくしてから適切に分別

個人情報が書かれた書類は、量と内容に合わせてハサミ・シュレッダー・溶解処理を選び、情報を読めない状態にして処分しましょう。家庭では自治体の分別、会社では社内規程や事業系ごみのルールを確認することが大切です。